Пунктуация и деловая переписка
Весь прошлый месяц мы учили читателей правильно писать аббревиатуры, транслитерировать иностранные слова и различать «Яндекс» и Яндекс (да, разница есть). В сентябре мы уделим внимание пунктуации, но, так как времени у нас не очень много, а тема при этом — большая, разберем некоторые сложные случаи на примере текстов, которые часто встречаются в жизни маркетолога. Начнем с электронных писем.
В русскоязычной традиции, к сожалению, установленного этикета написания электронных писем нет, поэтому очень часто можно откопать в своем ящике письма без темы и подписи, письма, наполовину состоящие из эмодзи, а также письма, которые, как ни читай, понять невозможно. Стилистике письма, разумеется, нужно уделять очень много внимания, но основной ключ к успешной коммуникации — грамотность. Начнем с обращения!
Допустим, вы пишете письмо молодому человеку по имени Тимур. Послание нужно начать с приветствия («Здравствуйте, Тимур!»). Имя в данном случае — это обращение, которое на письме выделяется запятыми. Про эту самую первую в письме запятую лучше не забывать: ваш адресат может тут же бросить чтение, сочтя вас безграмотным. Если вы имеете дело с рассылками, то вставить лишний знак в форму — тоже не так сложно. Обращение к адресату можно написать и по-другому («Уважаемый Олег!»). В данном случае слово «уважаемый» — это часть обращения, поэтому запятыми выделять его не нужно. Обращение в официальных письмах, кстати, всегда на отдельной строке и с восклицательным знаком, а вот обращение с запятой в конце — уже англоязычная традиция (Dear Oleg, …).
Абзацные отступы («красная строка») в электронных письмах не используются: вместо них новый абзац выделяют, оставляя пустую строку после. В принципе, это необязательно, но явно поделенный на абзацы текст читается куда проще и выглядит куда лучше.
Если письмо — первое в вашей переписке, то лучше представиться («Меня зовут Борис»). В этом случае Борис — не обращение, поэтому выделять его запятыми не нужно. В том же предложении можно написать немного о том, кто вы и кого представляете («Я представитель компании SpaceX»). В таком случае предложение становится сложным и две грамматические основы необходимо отделить запятой («Меня зовут Борис, я представитель компании SpaceX»). Представление в отдельный абзац выносить не нужно, можно оставить его в «теле» письма.
Далее, если вы хотите, чтобы ваше письмо прочитали (и ответили на него), кратко и четко изложите суть. Можно воспользоваться пунктами. К примеру, ваша компания предлагает поставки нескольких продуктов. В таком случае перечни оформляются следующим образом:
- товар первой категории;
- товар второй категории;
- товар третьей категории.
После каждого пункта — точка с запятой, а в конце последнего — точка. Если пункт перечня простой (например, небольшое слово или словосочетание), то точку с запятой можно заменить на запятую. Следите за тем, чтобы перечень был согласован с предшествующим предложением: попробуйте вынести пункты из перечня в предложение и оценить, насколько оно благозвучно.
Если вы не хотите разбавлять текст пунктами, то стоит воспользоваться вводными конструкциями «во-первых», «во-вторых» и «в-третьих». Они пишутся через дефис и выделяются запятыми. Вводных слов очень много, они могут оживить и структурировать текст, но с ними легко попасть в ловушку. Допустим, вы используете слово «допустим». В нашем примере это слово вводное и выделяется запятыми, а в предложении «Мы этого не допустим» — уже сказуемое, поэтому никакой запятой там быть не может.
После того, как вы четко и ясно изложили в письме суть своего запроса, можно подписаться. Можно, например, написать «С уважением»: в этом случае его стоит выделить запятой, а ваше имя и должность — написать со следующих строк. Сейчас в электронной почте можно настроить автоматическую подпись: сделайте себе самую красивую, самую вежливую и самую грамотную (а точку в конце имени не ставьте).